Funktionen

Die Gliederung der Verwaltung des Bestands auf der Benutzeroberfläche orientiert sich am “Lebenszyklus” des Weins, von der Ernte bis zum Verkauf in Flaschen.

Rieden

• die Rieden stellen die Grundlage zur Erfassung von Ernten dar.
• jede Riede trägt den ortsüblichen Namen und enthält die tatsächliche bepflanzte Rebsorte
• die Flächen der Rieden ergeben sich aus der Summe der Flächen der zugeordneten Grundstücke
• jeder Riede werden die Grundstücke gem. Weinbaukataster zugeordnet (mit Name, Grundbuchs-Fläche, Weinfläche, Rebsorte usw.)
• Bei gepachteten Rieden kann der als Kontakt gespeicherte Verpächter zugeordnet werden.
• Bio-Betriebe können den Rieden die Kennung “BIO” bzw. “in Umstellung” zuordnen.

Trauben

Die Verwaltung der Traubenprozesse enthält

• Ernte nach Riede
• Ernte nach Sorte
• Zukauf
•  Trauben-Zukäufe
  • mit Traubenliste für BKI
  • mit Zukaufsbestätigung für Traubenverkäufer
• Einlagerungen in Fässer

Somit kann genau ermittelt werden, wieviel und was pro Weingarten geerntet wurde.

Fass-/Tankverwaltung

Neben der Anlage und Bearbeitung von Fässer/Tanks stehen folgende Menupunkte zur Verfügung:

• Zukauf
• Umfüllung / Verschneiden
• Ab-/Umwertung
• die Umfüllung bzw. das Verschneiden,
• Behandlung
  • Behandlungsprodukte
• Mengenvermehrung
• Schwund
• Abfüllung
• Weinanalyse

Das Maßnahmenblatt stellt für das jeweilige Produkt im Fass eine Auswertung aller bisher erfassten Prozessschritte (Actions) bis zum Ursprung dar.

Weinartikel

Die Artikelverwaltung (Flaschenverwaltung) enthält die folgenden Prozesse:

• Zukauf
• Rückfüllung
• Umlagerung
• Ab-/Umwertung
• Weinanalyse
• Schwund

Vinotheken und Weinbaubetrieben mit Handel stehen noch folgende Menupunkte zur Verfügung:

• Fremdweine (zur Anlage von Weinartikel) … bei Winzern ist dieser Menupunkt nicht erforderlich, da selbst hergestellte Weine automatisch mit der Abfüllung oder mit dem „vereinfachten“ Menupunkt „Zukauf“ angelegt werden.
• Inventurdifferenz +/-

Da Vinotheken und Weinbaubetrieben mit Handel Weinartikel in umfangreicher Vielzahl zu erfassen haben, wurden hierfür die folgenden Zukaufsprozesse umgesetzt:

• Bestellung
• Lieferung
• Rücklieferung
• Eingangsrechnung
• Kommissionsabrechnung (für Kommissionsware)

Artikel

Die klare Trennung von den Weinartikeln hat sich bewährt. Falscheingaben durch Verwechslung mit Weinartikel werden dadurch vermieden. Die folgenden Prozesse stehen zur Verfügung:

• Fremdartikel
• Umlagerung
• Inventurdifferenz +/-

Weinbaubetrieben ohne Handel stehen diese Funktionen idR nicht zur Verfügung. Es ist selten, dass Weinbaubetriebe die Bestandsführung von sonstigen Artikeln benötigen.

Mit den sonstigen bestandsgeführten Artikeln wurde die Basis geschaffen, Betriebs- und Hilfsstoffe zu verwalten. Diese werden von großen Weinbaubetrieben benötigt um beispielsweise den Verbrauch von Behandlungsprodukten zu dokumentieren.

Verkauf

Mit dem Menupunkt Verkauf stehen alle Verkaufsaktionen zur Verfügung. Da im Kellerbuch eine klare Trennung zwischen Traubenverkauf, Fassweinverkauf, Flaschenweinverkauf usw. erfolgen muss, sind die auch unterschiedliche Menupunkte vorgesehen. Die Trennung nach folgenden Menupunkten hat sich bestens bewährt:

• Eigenverbrauch & Werbeverbrauch
• Verkauf-Trauben
  • Verkauf Trauben an Buchungskreis
• Verkauf-Fasswein
  • Verkauf Fasswein an Buchungskreis
• Sofort-Verkauf
  • Verkauf an Buchungskreis
• Auftrag
  • Reservierte Artikel
• Auftrag-Verkauf
• Preisliste

Für sämtliche Vorgänge stehen so genannte Printprofile zur Verfügung mit Hilfe dessen alle relavanten Dokumente im PDF-Format dargestellt werden können.

Einkauf

Mit dem Menupunkt Einkauf stehen Vinotheken und Winzern mit Weinartikel-Handel die folgenden Einkaufsprozesse zur Verfügung:

• Bestellung
• Lieferung
• Rücklieferung
• Eingangsrechnung
• Kommissionsabrechnung (für Kommissionsware)

Hier wurde speziell darauf geachtet, dass auch die Eingangsrechnungskontrolle ermöglicht wird. Damit ist gewährleistet:

• dass der Einkaufpreis mit der nächten Bestellung korrekt ist
• damit der Bewertungspreis mit jeder Warenlieferung korrekt erfolgt
• und kontrolliert werden kann, welche Waren geliefert aber noch nicht verrechnet wurden.

Der Einkauf bezieht sich sowohl auf Weinartikel als auch sonstige bestandsmäßig geführte Artikel.

Mit der Kommissionswarenabrechnung werden die in eigenem Namen aber für Rechnung der Kommittenten verkauften Waren mit den Lieferanten (=Kommittenten) abgerechnet. Zusätzlich bekommt jeder Kommittent eine Aufstellung der Warenbewegungen.

Berichte

Die Berichte sind in einem separaten Ordner zusammengefasst. Alle Berichte können ausgedruckt und/oder in Excel exportiert werden.
Mit Hilfe der Berichte werden beispielsweise folgende Fragen beantwortet:

• wie verlief die Umsatzentwicklung in den letzten Jahren?
• wie verlief die Bestandsentwicklung in den letzten Jahren?
• wie verteilt sich der Umsatz in einer Periode auf welche Kunden bzw. Kundengruppen?
• mit welchen Produkten hatte ich wieviel Umsatz?
• welchen Lagerstand hatte ich zu einem bestimmten Zeitpunkt (z.B. per 15.11.)
• wie ermittle ich die Daten für die Erntemeldung?
• wie ermittle ich die Daten für die Bestandsmeldung?
• welche Lagerbewegungen hatte ich in einem bestimmten Zeitraum? (z.B. 1.1. bis 31.12.)
• usw.

Die Berichte können jederzeit ohne jegliche Vorarbeiten ausgeführt werden.

Kontakte

Die Kontaktverwaltung erfolgt einfach und übersichtlich.

• Einfache und intuitive Suche nach allen erdenklichen Kriterien (Name, Adresse, Ort usw.) ohne Aufruf einer separaten Suchfunktion.
• Mit Hilfe individuell definierter und den Kontakten zugeordneter Kontaktkategorien können die zugehörigen Preise für verfügbare Flaschenwein-Bestände gepflegt werden.
• Einfacher Export der Kontaktdaten für Serienbriefe.
• Einteilung der Kontakte nach CRM-Gruppen
• Übersicht der Umsätze und Rechnungen des Kontakts

Zahlung

Mit Hilfe der Zahlungsverwaltung kann die teilweise oder gänzliche Begleichung von Rechnungen erfasst werden. In der Regel sind Rechnungen betroffen, die mittels Überweisung beglichen werden. Barzahlungen können hier ebenfalls nacherfasst werden. Die Eingabe in einer zusätzlichen Registrierkasse ist nicht erforderlich.

Die folgenden Menupunkte stehen zur Verfügung:

• Rechnungen
• Offene Rechnungen
• Tagesabschlüsse
• Mahnlauf